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Tipica situazione lavorativa

Melania lavora come receptionist e segretaria in una ditta di trasporti internazionali. Al mattino, riceve un' e-mail da parte del suo superiore, che le chiede di stampare in dieci copie i documenti allegati per una riunione che si svolgerà nel pomeriggio e di preparare una cartella di lavoro per ciascun partecipante alla seduta.

Melania si mette a stampare i documenti ma, dopo la seconda copia, sulla stampante appare un messaggio di errore: bisogna cambiare il toner. Melania va a cercare il toner in deposito e constata che si tratta dell'ultima cartuccia. Sostituisce il toner nella stampante, finisce di stampare i file e, poiché è responsabile del materiale d'ufficio, decide di ordinare via e-mail cinque nuove cartucce di toner dal fornitore in Germania. Mentre sta scrivendo l'e-mail, suona il telefono: un cliente desidera parlare con il responsabile delle vendite. Melania cerca di mettere il cliente direttamente in comunicazione con la persona desiderata, ma il responsabile delle vendite non risponde perché quel giorno è assente per lavoro. Melania propone al cliente di farsi richiamare dal responsabile delle vendite più tardi. Gli chiede il numero di telefono, il motivo della chiamata e in quale orario è più facilmente raggiungibile. Ascolta attentamente le risposte, annota tutto, poi invia un'e-mail al responsabile delle vendite, chiedendogli di richiamare la persona in questione. Poi, finisce l'e-mail di ordinazione del toner. Prima di inviarla, calcola il valore in franchi dell'ammontare in euro per essere sicura di non superare l'importo massimo per il quale ha diritto di fare ordinazioni senza dover chiedere un'autorizzazione.

Nel frattempo, il postino ha portato la corrispondenza. Melania smista le buste, le apre, apporta su ogni lettera il timbro con la data, poi distribuisce la posta ai vari destinatari dei diversi reparti. Appone il timbro di contabilizzazione sulle fatture in entrata, che in seguito inoltra alla contabilità per la registrazione.

Altri requisiti

  • Resistenza emotiva
  • Flessibilità nel disbrigo dei compiti (interrompere momentaneamente un lavoro per occuparsi di una faccenda più urgente)
  • Atteggiamento aperto
  • Piacere nei contatti intensi, empatia

Particolarità

  • L'assistente d'ufficio può ricevere una formazione in una grande varietà di settori che richiedono requisiti specifici. I requisiti scolastici e generali possono inoltre variare secondo l'azienda.