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Une situation professionnelle

Mélanie travail à la réception et au secrétariat d´une entreprise de transport active au niveau international. Un matin, elle reçoit un courriel de son supérieur qui lui donne l´ordre d´imprimer 10 fois les fichiers joints au courriel pour la séance du service, prévue l´après-midi. Mélanie doit ensuite préparer un dossier pour chaque participant.

Mélanie imprime les fichiers. Au moment où elle imprime le deuxième fichier, un message d´erreur s´affiche sur l´imprimante, indiquant qu´il faut changer la cartouche de toner. Mélanie va chercher une nouvelle cartouche dans la réserve de matériel de bureau et constate qu´il s´agit de la dernière cartouche. Elle change la cartouche et finit d´imprimer les documents. Comme elle est responsable du matériel de bureau, elle commande elle-même par courriel 5 cartouches de toner au fournisseur de matériel de bureau en Allemagne. Pendant qu´elle rédige le courriel, le téléphone sonne : un client désire parler au directeur des ventes. Mélanie essaye de mettre le client en relation avec le directeur des ventes, mais sans succès. En effet, ce dernier est en déplacement pour l´entreprise. Mélanie propose au client que le directeur des ventes le rappelle. Elle lui demande son numéro de téléphone, le motif de son appel et le moment où on peut le mieux le joindre. Elle écoute le client avec attention, note les informations et écrit une communication par courriel au directeur des ventes, afin que celui-ci puisse rappeler le client. Ensuite, elle termine sa commande de toner. Avant d´envoyer la commande, Mélanie convertit la valeur de la commande d´euros en francs suisses pour contrôler qu´elle ne dépasse pas la limite jusqu´à laquelle elle peut se charger elle-même des commandes.

Entre-temps, le facteur a déposé le courrier au guichet. Mélanie trie, ouvre et timbre les lettres avec le tampon de la date, puis les distribue aux personnes et départements auxquels elles sont destinées. Elle timbre les factures entrantes avec le tampon de comptabilisation et les transmet à la comptabilité pour la saisie.

Autres exigences

  • Solidité émotionnelle
  • Souplesse pour exécuter les ordres (être capable de recevoir et de traiter les ordres tout en exécutant d´autres tâches)
  • Attitude ouverte dans le contact avec les autres
  • Goût des contacts intenses, sensibilité et empathie

Particularités

  • Les assistants/es de bureau sont formés dans de nombreuses branches différentes, posant des exigences spécifiques. Selon l´entreprise, les exigences scolaires et autres peuvent varier.